Beneficios de los vales de despensa en tu empresa

Motivar a los empleados para que sigan trabajando contigo en un objetivo común es importante para la retención del personal. Por esa razón, en esta ocasión platicaremos sobre los beneficios de los vales de despensa para la empresa. 

¿Qué son los vales de despensa?

Los vales de despensa son prestaciones no obligatorias que los patrones pueden darles a sus empleados. Además de los vales, existen otras prestaciones superiores a la ley para empleados que pueden ayudarte a mejorar el ambiente laboral y la competitividad. El objetivo de los vales de despensa es que los empleados no utilicen su salario para cubrir necesidades básicas. 

Este tipo de prestaciones, además de ser útiles para mejorar el bienestar del empleado, también pueden formar parte de los conceptos exentos de ISR en la nómina, lo que representa un beneficio fiscal tanto para el patrón como para el trabajador.

Los vales de despensa deben utilizarse idealmente para cubrir los siguientes gastos:

• Despensa y artículos de limpieza e higiene personal 
• Útiles escolares
• Electrodomésticos y electrónicos
• Ropa y calzado
• Comidas en restaurantes autorizados

Además de los vales de despensa, muchas empresas optan por incluir otras prestaciones adicionales durante el cierre del año, como los bonos navideños como parte de un plan de prestaciones. Estos bonos representan una excelente forma de reconocer el esfuerzo del equipo y mejorar el compromiso laboral en épocas clave como diciembre.

Debido a que los vales de despensa tienen el propósito de satisfacer exclusivamente las necesidades básicas, no pueden ser usados para adquirir bebidas alcohólicas, productos de tabaco o pagar servicios como luz, telefonía e internet. Lo anterior garantiza que los vales sean empleados para su propósito original. 

Los vales de despensa se reciben a través de una tarjeta física ó electrónica o de manera física dependiendo de la empresa. Para que su gestión sea eficiente, es importante evitar excedentes de nómina, especialmente cuando se otorgan de forma recurrente o acumulada como prestación adicional.Si tu organización desea tener control completo sobre estos beneficios, considera emitir tus propias tarjetas físicas para personalizar el diseño, uso y condiciones de cada tarjeta de vales.

Para que los vales de despensa sean válidos, debes saber que tienes que contratar los servicios de alguna de las empresas autorizadas por el Servicio de Administración Tributaria para la emisión de monederos electrónicos de vales de despensa. 

Actualmente, hay más de 35 mil establecimientos en todo el país que reciben estos vales como moneda de cambio. Sin embargo, las empresas que reciban este tipo de vales, dependen de la alianza con la empresa con la que decidas emitir tus vales de despensa. 

Es importante aclarar que aunque el dinero de los vales de despensa se otorgue mediante tarjetas electrónicas, los empleados o pueden retirar o canjear el saldo por dinero en efectivo o títulos de crédito. Eso logrará que los beneficios de los vales de despensa sean legítimos y de uso exclusivo para necesidades básicas. 

¿Cuánto puedo dar de beneficios de los vales de despensa?

Los beneficios de los vales de despensa para la empresa son dados por los patrones, pero no son prestaciones obligatorias. Sin embargo, este dinero es controlado por el SAT. Lo anterior implica que, de acuerdo con la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los vales de despensa no pagan impuestos si son entregados en monederos electrónicos autorizados por el SAT.

La cantidad que puedas dar en beneficios de los vales de despensa dependen de la Unidad de Médica y Actualización mejor conocida como UMA. El valor mensual de la UMA se calcula multiplicado su valor diario por 30.4, el valor mensual se calcula multiplicando ese valor mensual por 12. Este año el valor mensual de la UMA es de 96.22 pesos diarios, $2925.09 mensuales y $35, 101.08 anuales. 

Hay dos esquemas que puedes escoger para otorgar a tus empleados los beneficios de los vales de despensa: IMSS e ISR:

• IMSS: La ley del Seguro Social señala que las despensas no pueden rebasar el 40 % de una UMA. Es decir, bajo este esquema los beneficios de los vales de despensa tiene un límite de $1,169.79 mensuales para poder ser deducibles. 

• ISR: Este esquema también se basa en las UMAs, pero permite aumentar la cantidad de dinero que les das a tus empleados. La cantidad máxima que puedes dar en beneficios de los vales de despensa es de $2925 pesos y sin rebasar los $20, 474.63 pesos al año en vales. 

¿Qué necesito para deducir los beneficios de los vales de despensa?

Si el monto que das no exceder el límite mensual en UMA´s, no pagas impuestos. Si excede, sí es posible deducirlo. Para poder deducir los beneficios de los vales de despensa debes cumplir los siguientes requisitos:

• Otorgarlos a través de una empresa autorizada por el SAT para expedir monederos electrónicos de vales de despensa.
• Tener la factura electrónica por parte del proveedor de los monederos electrónicos de vales de despensa. 
• Entregar los beneficios de los vales de despensa a todos los colaboradores
• Registrar la factura en la contabilidad de la empresa.

En cuanto al monto que es posible deducir, tienes que saber que:

• Podrás deducir hasta el 47 % si jamás habías dado esta prestación o planeas dar un monto menor en vales de despensa que en años anteriores. 

• Si subes el monto de los beneficios de los vales de despensa, puedes alcanzar una deducción de hasta un 53 %. 

Beneficios de los vales de despensa para la empresa

Existen muchas ventajas para ti y para tus empleados por dar vales de despensa. Los más destacables son:

• Representan valor monetario seguro: Como mencionamos anteriormente, uno de los beneficios de los vales de despensa es que pueden canjearse por productos de primera necesidad. Lo mejor es que, aunque tienen un valor monetario, no es dinero que se pueda cambiar por efectivo. En caso de ser vales de despensa electrónicos, no existe posibilidad de que se maltraten y el empleado pierda ese beneficio. Así mismo, ante un robo, los vales electrónicos se pueden cancelar y el saldo permanece protegido, por lo que el empleado no deberá preocuparse. 

• Favorece el acceso a más productos y tiendas: Los beneficios de los vales de despensa son infinitos debido a que pueden utilizarse en diversos establecimientos de ropa, centros comerciales, farmacias, tiendas de zapatos, tiendas de juguetes y papelerías. Los vales de despensa pueden utilizarse para todo aquello que cubra las necesidades básicas, así que tus empleados pueden incluso ahorrar en sus lentes o computadora para trabajar. Para saber dónde pueden usarlos, deberás preguntar directamente a tu proveedor.

• Es una forma de compensar a los trabajadores: Ya hablamos de los beneficios del salario emocional y la necesidad de retener el talento. Otorgar los beneficios de los vales de despensa es una estrategia que permite compensar a tus trabajadores por colaborar de forma adecuada con el crecimiento de tu empresa. Así mismo, al ser una prestación de ley superior, le da a tu empresa un importante plus sobre las demás. Esta clase de incentivos también ayuda a reducir la rotación de personal en tu empresa, lo cual impacta directamente en los costos de contratación y capacitación.
• Es un beneficio fiscal: Si decides otorgar los beneficios de los vales de despensa implican que tu empresa pague menos impuestos. Además, como lo explicamos anteriormente, ese dinero se puede deducir en más de un 50 %.

Conclusiones

Ahora que ya conoces los beneficios de los vales de despensa para la empresa y los colaboradores, es momento de comenzar a apoyar a tus empleados. Métricas te ayuda con la emisión de tarjetas de prepago, para que puedas dispersar a las y los trabajadores de tu empresa beneficios como de los que te acabamos de mencionar.