¿Qué es una nómina y cuál es su función dentro de una empresa?

En la mayoría de los casos, cuando nos preguntamos qué es una nómina, resulta un poco confuso para aquellos que no están muy familiarizados con el departamento de recursos humanos y es que, este término se suele emplear en diversas cuestiones.

¿Qué es una nómina?

La nómina es el documento que indica la cantidad de dinero que una empresa le paga a cada uno de sus colaboradores; por ley debe emitirse como un comprobante de pago para certificar que una compañía ha cumplido con la remuneración de sus trabajadores. 

En otras palabras, una nómina consta de un instrumento que certifica los pagos que constituyen el sueldo de un colaborador por parte de una empresa.  También puede entenderse como la plantilla de una empresa, que refleja la cantidad de empleados que laboran en ella y que reciben remuneración por sus actividades.

Tipos de nómina 

Para entender qué es una nómina y los diferentes tipos que existen, hay que conocer también los siguientes conceptos:

• Sueldos y salarios: Son las cantidades que se les pagan a las y los trabajadores, la cual es asignada de acuerdo con el desempeño de un cargo o servicio profesional. 
• Percepciones: Se refiere a los ingresos por los diferentes conceptos a que se tiene derecho y que percibe el colaborador por hacer un trabajo personal subordinado.
• Deducciones: son las cantidades que se le descuentan al trabajador también por diferentes conceptos como seguridad social, cuotas sindicales, préstamos o algún otro.

Para poder clasificar los tipos de nómina nos debemos basar en dos criterios: la periodicidad con la que pagan las empresas a sus colaboradores y el tipo de personal con el que cuenta la empresa. 

Por lo tanto, las nóminas se clasifican en: 

• Semanal: Este tipo de nómina hace referencia al periodo de pago de siete días.
• Catorcenal: La nómina catorcenal cubre un periodo de 14 días. 
• Quincenal: Esta nómina es calculada por un lapso de 15 días. 
• Mensual: La mensual incluye un periodo de 30 días, y en su caso se hará el ajuste correspondiente cuando la nómina se calcule por 28, 29 o 31 días.
• Nómina para personal ejecutivo: Va dirigida a altos ejecutivos y está constituida por información más sensible, por lo que requiere más discreción.
• Nómina para trabajadores: Es la nómina habitual que se entrega a los empleados. Algunas empresas suelen clasificarlas según los puestos de trabajos de cada uno.

Características de la nómina 

De forma general, para entender mejor qué es una nómina, también hay que conocer sus características, que se integran por los siguientes elementos:

1. Información de la empresa: Son los datos que ayudan a identificar de forma sencilla a la empresa.
2. Datos del empleado: Es la información básica acerca de las y los trabajadores, cómo nombre, número de identificación personal y corporativo, tipo de contrato, categoría y antigüedad en la organización.
3. Tipo de salario: Es la temporalidad por la que se está otorgando el pago, semanal, quincenal etc.
4. Percepciones salariales: El dinero que recibe el empleado por las labores que ha desempeñado, aquí también se consideran bonos, tiempos extra o prestaciones adicionales.
5. Deducciones: Son los descuentos que se aplican a las percepciones de las y los trabajadores, provienen de diversas fuentes cómo impuestos, seguridad social, anticipos, préstamos, etc.
6. Salario bruto: Es el pago que recibe un colaborador y con el que normalmente está dado de alta ante las instituciones. El monto es reflejado en bruto, y se incluyen las horas y pagos extras, como vacaciones.
7. Salario neto: Es la cantidad que recibe el trabajador directamente en su cuenta o en la forma que sea el pago.
8. Información final: En esta sección, se declara el sitio de emisión, la firma de ambas partes (trabajador y empresa), y el sello correspondiente que avala la legalidad del documento. 

¿Por qué es importante llevar en orden la nómina de tu empresa? 

La importancia de conocer qué es una nómina, deriva de llevar en orden cada uno de los aspectos de tu empresa, y asegurar así, su rentabilidad; por lo que es fundamental asegurarte de que contenga los puntos anteriores. 

Además, esto te garantizará que los documentos emitidos y las operaciones de tu empresa se encuentren dentro del marco de la ley. 

Llevar de forma efectiva la nómina de tu empresa es algo fundamental, pues afecta directamente el flujo de tu capital; de ahí la importancia de entender qué es una nómina y las características que la conforman. Así mismo, ejecutarla de manera apropiada, hace que los pagos y las deducciones se paguen en tiempo y forma a cada uno de las y los trabajadores.

Conocer qué es una nómina implica también analizar a detalle cada una de las repercusiones fiscales del pago de salarios, así como los beneficios de la aplicación del Impuesto sobre la Renta (ISR) sobre salarios o sueldos. 

Para las y los trabajadores de una empresa, las deducciones las hace directamente el patrón mediante descuentos directos en la nómina. Dependiendo del ingreso mensual de tus trabajadores, debes hacer las retenciones correspondientes.

Dentro de las deducciones más comunes que nos ayudan a entender mejor qué es una nómina, las más comunes son las relacionadas con el Seguro Social y las aportaciones al INFONAVIT. Cada uno de los impuestos tienen sus tasas, las cuales debes revisar periódicamente, de forma que se hagan los descuentos correspondientes, por lo que deben revisarse siempre. 

¿Cómo llevar una mejor administración de la nómina en tu empresa?

Con la intención de que generes una nómina adecuada, hoy en día existen Servicios de plataforma y herramientas financieras virtuales que te permiten una correcta gestión de la nómina y simplifican su ejecución, como software especializados o asesorías que satisfacen tus necesidades empresariales de manera personalizada.

Es así como las entidades bancarias ofrecen diferentes servicios y plataformas estandarizadas para realizar una gestión de nómina inteligente y cumplir con las exigencias del Servicio de Administración Tributaria (SAT), para que de esta manera sea mucho más simple entender qué es una nómina. 

Por ejemplo, en Métricas no sólo te ayudamos a administrar la nómina y pagos adicionales a tus colaboradores, a través de una plataforma intuitiva y fácil de usar; sino que también contamos con servicios de emisión para que tus empleados tengan tarjetas personalizadas con la imagen de tu empresa, lo que ayude a reforzar la identidad de tu compañía. 

Así harías los pagos de tu nómina a través de accesos directos desde cualquier lugar y sin los riesgos de trasladarse por la ciudad con efectivo. De igual manera, estarás completamente seguro de que los pagos se realizarán con exactitud, para no afectar a tus colaboradores o las cuentas finales que deba declarar tu empresa.

Conclusiones

Entender qué es una nómina es de suma importancia para tu empresa, sin importar el método de pago que vayas a emplear, esta te ayudará a llevar un control con cada uno de tus trabajadores.

Entre los métodos de pago más recomendables se encuentra el depósito a través de tarjetas de crédito o prepago, ya que en Métricas te ayudamos con la emisión de tarjetas empresariales con licencia Mastercard para tus colaboradores, y con el desarrollo de una plataforma para que puedas tener control sobre todas las tarjetas y los pagos correspondientes.