July 8, 2025

Viáticos deducibles: Qué gastos puede deducir tu empresa legalmente

Descubre qué viáticos deducibles puede aprovechar tu empresa para optimizar recursos y reducir gastos. Información actualizada y confiable. ¡Ahorra ya!

Si en tu empresa se hacen viajes de forma continua por motivos laborales, es prudente que conozcas cuáles son los viáticos deducibles. De esta forma, podrás ahorrar un poco para invertir ese dinero en otras áreas de tu empresa. 

El SAT puede convertirse en tu amigo y regresarte parte de los gastos por viáticos deducibles si cumples con ciertos requisitos. En Métricas te explicamos todo lo que debes saber sobre este tema. 

¿Qué son los viáticos deducibles?

Se le conoce como viáticos a los gastos que se tienen cuando se realiza alguna actividad que implica que las personas se trasladen fuera de la zona de trabajo.

Algunos puestos que requieren de viáticos son los vendedores que se trasladan al lugar donde se encuentran los clientes, personas de relaciones públicas, etc. 

Debido a que los viáticos son gastos que se hacen para la realización de actividades laborales, existe una prestación llamada viáticos. De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tiene como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas.  Algunos viáticos deducibles son: hospedaje, comida, transporte, gasolina, etc. 

Para que los viáticos deducibles sean considerados como tal por el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Es decir, de las oficinas que tu empleador tiene registradas.

Así mismo, la persona que hace los gastos deberá tener una relación laboral con la empresa y se deberá presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita. Considera que los viáticos deducibles solo podrán considerarse así si son pagados con tarjeta de crédito o débito. 

Es decir, los viáticos pagados en efectivo no pueden ser deducibles porque no existe una forma de comprobar el movimiento. No olvides que los viáticos deducibles en el extranjero deben ser acompañados de documentación probatoria clara y completa. 

Tipos de viáticos deducibles y ejemplos prácticos

Viáticos nacionales vs viáticos en el extranjero

Los viáticos nacionales son aquellos gastos realizados dentro del territorio mexicano, mientras que los viáticos en el extranjero aplican para gastos en otros países. Ambos tipos tienen tratamientos fiscales específicos según las regulaciones del SAT.

Categorías de viáticos deducibles

Categorías de Viáticos Deducibles
Categoría Conceptos Deducibles
Viáticos por Hospedaje ● Hoteles y alojamientos temporales
● Gastos de estadía relacionados con actividades empresariales
● Servicios adicionales del hotel (lavandería, llamadas de trabajo)
Viáticos por Transporte ● Boletos de avión, autobús o tren
● Taxis y servicios de transporte terrestre
● Gastos de estacionamiento relacionados con el viaje
Viáticos por Alimentos ● Desayunos, comidas y cenas durante el viaje
● Gastos en restaurantes y establecimientos de comida
● Límites específicos según la zona geográfica
Viáticos por Automóviles ● Combustible para vehículos de la empresa
● Casetas de peaje
● Gastos de mantenimiento menor durante el viaje

Ejemplo práctico: Viaje ejecutivo a Monterrey

Situación: Un ejecutivo de ventas viaja de Ciudad de México a Monterrey por 3 días para cerrar un contrato importante.

Gastos Deducibles:

  • Vuelo redondo: $4,500 (factura con RFC de la empresa)
  • Hotel por 2 noches: $3,200 (comprobante fiscal válido)
  • Alimentos: $1,800 (dentro del límite permitido)
  • Transporte local: $800 (taxis con comprobante fiscal)
  • Total deducible: $10,300

Tabla de Viáticos Deducibles
Concepto Límite Nacional Límite Internacional Observaciones
Hospedaje Sin límite específico Sin límite específico Debe ser razonable y comprobable
Alimentación (Zona A) $750/día $1,500/día Varía según zona geográfica
Alimentación (Zona B) $680/día $1,500/día Ciudades fronterizas
Transporte Gasto real Gasto real Debe relacionarse con actividad empresarial
Automóvil $3.50/km $3.50/km Máximo 40% del salario mínimo diario

Deducción máxima por rubro

Alimentación: El SAT establece límites diarios específicos que varían según la zona geográfica del destino. Es crucial verificar la clasificación de la ciudad de destino.

Hospedaje: No existe límite específico, pero debe ser razonable y estar relacionado con la actividad empresarial.

Transporte: Se acepta el gasto real comprobado con facturas válidas.

¿Cuáles son los límites de los viáticos deducibles?

Se pueden clasificar en: gastos de alimentación, transporte, hospedaje, seminarios o convenciones y goce temporal de automóviles.  Existe un monto límite de los viáticos deducibles y son los siguientes:

  • Gastos de alimentación: El límite en territorio mexicano es de $750.00 pesos diarios, si estás en el extranjero es de $1,500.00 pesos diarios. 
  • Transporte: No existe un límite de viáticos deducibles debido a que las tarifas de aerolíneas o autobuses son variables. 
  • Hospedaje: El monto deducible de hospedaje en territorio nacional no existe es decir, no tiene un límite de gasto. Si te hospedas en el extranjero, el límite es de $3,860.00 pesos diarios. 
  • Goce temporal de automóviles: Los gastos relacionados con la renta de automóviles tienen un límite de $850.00 pesos diarios. 
  • Gastos por seminarios o convenciones: Deberás presentar un comprobante donde se desglosen todos los gastos en el comprobante fiscal. Si no se realiza el desglose a detalle, solo los alimentos serán considerados viáticos deducibles.
  • Gastos de kilometraje: Si la persona está utilizando su propio automóvil para trasladarse, la deducción no podrá exceder los 93 centavos por kilómetro recorrido. Así mismo, el kilometraje total no podrá ser mayor a 25,000 kilómetros por ejercicio. 
viaticos deducibles
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¿Cómo se debe presentar el comprobante fiscal de viáticos deducibles?

Para poder deducir tus viáticos, los patrones tienen la obligación de entregar a los trabajadores una constancia y comprobante fiscal con el costo total de los viáticos que se pagaron en ese año. Este documento deberá presentarse a más tardar el 15 de febrero. 

Una alternativa es presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos estipulado. Los viáticos deducibles deberán aparecer en el comprobante de nómina en el campo “Otros pagos” y utilizando la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.

Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales dispuestos en el artículo 152 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, deben colocarse en el CFDI de nómina como Tipo Percepción con la clave 050 (viáticos).

Cuando ya se hayan registrado los viáticos comprobados y los no comprobados, se debe registrar la cantidad como descuento mediante la clave 081 que corresponde a "Ajuste de viáticos entregados al trabajador". 

No olvides que los viáticos deducibles no son considerados como una remuneración para el empleado porque son gastos para cumplir las funciones laborales. Por lo tanto, los viáticos son gastos que corren a cargo de la empresa, no del empleado. 

¿Qué debe incluir la documentación fiscal de viáticos deducibles?

Para los viáticos deducibles es importante considerar la validación de los datos, realizando la especificación de cómo se relacionan esos gastos con tu empresa, y así la factura de viáticos sea válida para deducción.

Para que la factura de viáticos deducibles sea válida, debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto. 

Los documentos aceptados incluyen: ticket, boleta de venta o nota de débito. Así mismo, para los viáticos deducibles tienes que incluir documentación que acredite que los gastos que hiciste son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa para la que trabajas. 

El documento probatorio puede ser un oficio o carta firmada por las autoridades de la empresa. Además, es relevante presentar un documento que indique que los montos fueron autorizados por la junta general de accionistas. 

Diferencia entre viáticos comprobados y no comprobados

¿Qué es un viático no comprobado según el SAT?

Los viáticos no comprobados son aquellos gastos que la empresa otorga al trabajador sin exigir comprobación fiscal. Tienen un tratamiento especial en el cálculo del ISR y deben reportarse en la nómina.

Tratamiento fiscal en el CFDI de nómina

Los viáticos no comprobados se consideran ingresos gravados para el trabajador y deben incluirse en el cálculo del ISR. La empresa debe:

  • Reportarlos en la nómina con la percepción correspondiente
  • Calcular ISR sobre el monto otorgado
  • Generar las retenciones correspondientes

Efectos en el cálculo de ISR y deducciones

Para la empresa:

  • Los viáticos comprobados son 100% deducibles
  • Los viáticos no comprobados son deducibles pero generan ISR para el trabajador

Para el trabajador:

  • Los viáticos comprobados no generan ISR
  • Los viáticos no comprobados sí generan ISR y se suman al salario gravado

Errores comunes que invalidan los viáticos deducibles

Comprobantes sin requisitos fiscales

Muchas empresas cometen el error de aceptar recibos simples o tickets que no cumplen con los requisitos fiscales. Para ser deducible, todo comprobante debe:

  • Contener el RFC del emisor
  • Incluir el folio fiscal
  • Mostrar el desglose de impuestos
  • Tener vigencia del certificado digital

Pagos en efectivo

Los pagos en efectivo superiores a $2,000 pesos no son deducibles. Es fundamental utilizar medios de pago electrónicos o cheques nominativos para gastos mayores.

Facturas con datos incorrectos

Errores frecuentes:

  • RFC incorrecto en la factura
  • Razón social mal escrita
  • Conceptos genéricos sin detalle específico
  • Fechas que no coinciden con el período del viaje

Ejemplos reales de errores y cómo evitarlos

Error común: Facturar gastos personales como viáticos empresariales. Solución: Establecer políticas claras de gastos y capacitar al personal sobre qué conceptos son deducibles.

Error común: No conservar comprobantes de gastos menores. Solución: Implementar un sistema de reporte de gastos que incluya todos los comprobantes, sin importar el monto.

Fechas clave para deducir viáticos correctamente

Fecha límite para constancia: 15 de Febrero

Las empresas deben presentar la constancia de viáticos no comprobados antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente.

Corte fiscal por ejercicio anual

El ejercicio fiscal para viáticos deducibles coincide con el año calendario (enero-diciembre). Todos los gastos deben estar debidamente comprobados y registrados antes del 31 de diciembre.

Recomendaciones para cerrar correctamente el ejercicio

Noviembre-Diciembre:

  • Revisar todos los viáticos pendientes de comprobación
  • Solicitar facturas faltantes a proveedores
  • Verificar la validez de los CFDI recibidos
  • Realizar la conciliación contable final

Checklist para deducción de viáticos ante el SAT

Validación de factura

  • RFC del emisor válido y activo
  • Folio fiscal único
  • Desglose correcto de impuestos
  • Certificado digital vigente
  • Concepto específico y detallado

Relación laboral con el trabajador

  • Empleado dado de alta en el IMSS
  • Contrato laboral vigente
  • Justificación empresarial del viaje
  • Autorización previa documentada

Comprobación con CFDI y claves correctas

  • Uso de clave 003 para viáticos en territorio nacional
  • Uso de clave 050 para viáticos en el extranjero
  • Método de pago registrado correctamente
  • Lugar de expedición correspondiente

Documentación adicional

  • Reporte de gastos firmado por el empleado
  • Itinerario de viaje
  • Justificación empresarial del gasto
  • Comprobantes de pago electrónicos

Razones por las que los viáticos no son deducibles

Aunque lo ideal es tener viáticos deducibles, en algunas ocasiones no lo son por alguno de los siguientes motivos:

  • El gasto no se considera propio del viaje.
  • Se excedió el límite permitido.
  • No se presentó el comprobante fiscal.
  • Los comprobantes no cuentan con todos los requisitos.  

Sanciones por deducción indebida de viáticos

Posibles multas por comprobación incorrecta

El SAT puede imponer multas que van desde $1,930 hasta $38,580 pesos por cada irregularidad detectada en la deducción de viáticos. Las sanciones más comunes incluyen:

  • Falta de comprobantes fiscales válidos
  • Gastos no relacionados con actividades empresariales
  • Exceso en los límites permitidos
  • Documentación incompleta o incorrecta

Revisión del artículo 152 RLISR

El Reglamento de la Ley del ISR establece en su artículo 152 las condiciones específicas para la deducción de viáticos. Es fundamental cumplir con todos los requisitos establecidos para evitar observaciones fiscales.

Cómo evitar observaciones en auditorías

Estrategias preventivas:

  • Mantener archivos digitales organizados de todos los comprobantes
  • Implementar controles internos para validar gastos
  • Capacitar al personal en políticas fiscales
  • Realizar revisiones periódicas de cumplimiento

¿Por qué es importante tener viáticos deducibles?

La deducción de impuestos permite que los negocios sean rentables porque si se realiza de forma correcta, es posible reducir la carga fiscal e incluso, lograr la devolución de los impuestos. 

Es crucial tener viáticos deducibles para tributar sobre las ganancias y no sobre los ingresos. De esta forma, el pago de impuestos será más justo para tu empresa. 

Ahora que ya sabes cuáles son los viáticos deducibles, es momento de cuidar las finanzas de tu empresa; en Métricas podemos ayudarte con soluciones a tu medida, con una plataforma que te permite llevar el control del pago de viáticos a tus empleados.

Preguntas frecuentes sobre Viáticos deducibles

Se pueden clasificar como viáticos los gastos de alimentación, de transporte, de hospedaje, gastos en seminarios o convenciones y goce temporal de automóviles

El límite en México es de $750.00 pesos diarios, si estás en el extranjero es de $1,500.00 pesos diarios.

La factura debe incluir: nombre, número de identificación oficial, razón social, domicilio de quien otorga el servicio, objeto de la operación, fecha y el monto