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Si en tu empresa se hacen viajes de forma continua por motivos laborales, es prudente que conozcas cuáles son los viáticos deducibles. De esta forma, podrás ahorrar un poco para invertir ese dinero en otras áreas de tu empresa.
El SAT puede convertirse en tu amigo y regresarte parte de los gastos por viáticos deducibles si cumples con ciertos requisitos. En Métricas te explicamos todo lo que debes saber sobre este tema.
Se le conoce como viáticos a los gastos que se tienen cuando se realiza alguna actividad que implica que las personas se trasladen fuera de la zona de trabajo.
Algunos puestos que requieren de viáticos son los vendedores que se trasladan al lugar donde se encuentran los clientes, personas de relaciones públicas, etc.
Debido a que los viáticos son gastos que se hacen para la realización de actividades laborales, existe una prestación llamada viáticos. De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tiene como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas. Algunos viáticos deducibles son: hospedaje, comida, transporte, gasolina, etc.
Para que los viáticos deducibles sean considerados como tal por el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Es decir, de las oficinas que tu empleador tiene registradas.
Así mismo, la persona que hace los gastos deberá tener una relación laboral con la empresa y se deberá presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita. Considera que los viáticos deducibles solo podrán considerarse así si son pagados con tarjeta de crédito o débito.
Es decir, los viáticos pagados en efectivo no pueden ser deducibles porque no existe una forma de comprobar el movimiento. No olvides que los viáticos deducibles en el extranjero deben ser acompañados de documentación probatoria clara y completa.
Los viáticos nacionales son aquellos gastos realizados dentro del territorio mexicano, mientras que los viáticos en el extranjero aplican para gastos en otros países. Ambos tipos tienen tratamientos fiscales específicos según las regulaciones del SAT.
Situación: Un ejecutivo de ventas viaja de Ciudad de México a Monterrey por 3 días para cerrar un contrato importante.
Gastos Deducibles:
Alimentación: El SAT establece límites diarios específicos que varían según la zona geográfica del destino. Es crucial verificar la clasificación de la ciudad de destino.
Hospedaje: No existe límite específico, pero debe ser razonable y estar relacionado con la actividad empresarial.
Transporte: Se acepta el gasto real comprobado con facturas válidas.
Se pueden clasificar en: gastos de alimentación, transporte, hospedaje, seminarios o convenciones y goce temporal de automóviles. Existe un monto límite de los viáticos deducibles y son los siguientes:
Para poder deducir tus viáticos, los patrones tienen la obligación de entregar a los trabajadores una constancia y comprobante fiscal con el costo total de los viáticos que se pagaron en ese año. Este documento deberá presentarse a más tardar el 15 de febrero.
Una alternativa es presentar los CFDI de nómina con el desglose de viáticos estipulado. Los viáticos deducibles deberán aparecer en el comprobante de nómina en el campo “Otros pagos” y utilizando la clave 003 que corresponde a “Viáticos entregados al trabajador”.
Los viáticos que no puedan ser comprobados o que no cumplan con los requisitos fiscales dispuestos en el artículo 152 del Reglamento de la Ley de Impuesto Sobre la Renta, deben colocarse en el CFDI de nómina como Tipo Percepción con la clave 050 (viáticos).
Cuando ya se hayan registrado los viáticos comprobados y los no comprobados, se debe registrar la cantidad como descuento mediante la clave 081 que corresponde a "Ajuste de viáticos entregados al trabajador".
No olvides que los viáticos deducibles no son considerados como una remuneración para el empleado porque son gastos para cumplir las funciones laborales. Por lo tanto, los viáticos son gastos que corren a cargo de la empresa, no del empleado.
Para los viáticos deducibles es importante considerar la validación de los datos, realizando la especificación de cómo se relacionan esos gastos con tu empresa, y así la factura de viáticos sea válida para deducción.
Para que la factura de viáticos deducibles sea válida, debe incluir: nombre, número de identificación oficial, denominación o razón social, domicilio de quien otorga el servicio, el objeto de la operación, la fecha y el monto.
Los documentos aceptados incluyen: ticket, boleta de venta o nota de débito. Así mismo, para los viáticos deducibles tienes que incluir documentación que acredite que los gastos que hiciste son necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa para la que trabajas.
El documento probatorio puede ser un oficio o carta firmada por las autoridades de la empresa. Además, es relevante presentar un documento que indique que los montos fueron autorizados por la junta general de accionistas.
Los viáticos no comprobados son aquellos gastos que la empresa otorga al trabajador sin exigir comprobación fiscal. Tienen un tratamiento especial en el cálculo del ISR y deben reportarse en la nómina.
Los viáticos no comprobados se consideran ingresos gravados para el trabajador y deben incluirse en el cálculo del ISR. La empresa debe:
Para la empresa:
Para el trabajador:
Muchas empresas cometen el error de aceptar recibos simples o tickets que no cumplen con los requisitos fiscales. Para ser deducible, todo comprobante debe:
Los pagos en efectivo superiores a $2,000 pesos no son deducibles. Es fundamental utilizar medios de pago electrónicos o cheques nominativos para gastos mayores.
Errores frecuentes:
Error común: Facturar gastos personales como viáticos empresariales. Solución: Establecer políticas claras de gastos y capacitar al personal sobre qué conceptos son deducibles.
Error común: No conservar comprobantes de gastos menores. Solución: Implementar un sistema de reporte de gastos que incluya todos los comprobantes, sin importar el monto.
Las empresas deben presentar la constancia de viáticos no comprobados antes del 15 de febrero del año siguiente al ejercicio fiscal correspondiente.
El ejercicio fiscal para viáticos deducibles coincide con el año calendario (enero-diciembre). Todos los gastos deben estar debidamente comprobados y registrados antes del 31 de diciembre.
Noviembre-Diciembre:
Aunque lo ideal es tener viáticos deducibles, en algunas ocasiones no lo son por alguno de los siguientes motivos:
El SAT puede imponer multas que van desde $1,930 hasta $38,580 pesos por cada irregularidad detectada en la deducción de viáticos. Las sanciones más comunes incluyen:
El Reglamento de la Ley del ISR establece en su artículo 152 las condiciones específicas para la deducción de viáticos. Es fundamental cumplir con todos los requisitos establecidos para evitar observaciones fiscales.
Estrategias preventivas:
La deducción de impuestos permite que los negocios sean rentables porque si se realiza de forma correcta, es posible reducir la carga fiscal e incluso, lograr la devolución de los impuestos.
Es crucial tener viáticos deducibles para tributar sobre las ganancias y no sobre los ingresos. De esta forma, el pago de impuestos será más justo para tu empresa.
Ahora que ya sabes cuáles son los viáticos deducibles, es momento de cuidar las finanzas de tu empresa; en Métricas podemos ayudarte con soluciones a tu medida, con una plataforma que te permite llevar el control del pago de viáticos a tus empleados.