¿Qué es y para qué sirve una tarjeta de gastos empresariales?

Si tu negocio está creciendo de forma constante y necesitas una mejor forma de administrar los pagos, necesitas una tarjeta de gastos empresariales. Aquí te explicamos todo lo que debes saber. 

‍¿Qué es una tarjeta de gastos empresariales?

¿El giro de tu empresa requiere que tus empleados realicen gastos para el desempeño de sus funciones? ¿Tienes empleados que deben viajar por negocios? ¿Haces gastos en comidas corporativas estrictamente necesarias?

Si la respuesta a esas preguntas es sí, seguramente te has enfrentado a diversos problemas como la pérdida de comprobantes de pago, atrasos en el reembolso a los empleados, sobrepaso del presupuesto o cuestionamientos sobre si el monto es el correcto o no. 

Todo lo anterior tiene solución con una tarjeta de gastos empresariales. Con una tarjeta empresarial es posible efectuar los pagos de forma eficiente. Este tipo de tarjetas son útiles para el pago de diversos servicios relacionados con tu negocio y te permite mantener un mejor control de los gastos. 

Al hacer tus pagos nacionales e internacionales con una tarjeta de gastos empresariales tendrás mayor protección de tu dinero, dejarás de hacer cheques y tendrás acceso a todos los movimientos realizados desde una sola cuenta. 

¿Para qué sirve una tarjeta de gastos empresariales?

La tarjeta de gastos empresariales puede ser otorgada a los empleados para hacer gastos exclusivamente relacionados con la empresa o para el desempeño de sus funciones. Este tipo de tarjetas se le pueden dar a aquellas personas cuyos actividades laborales impliquen gastos adicionales que no deberían ser cubiertos por su nómina. 

Si el empleado debe viajar, con una tarjeta de gastos empresariales, la persona podrá cubrir gastos de transporte como aviones o gasolina y gastos de representación, utilizando el dinero que hayas presupuestado y sin necesidad de que él o ella utilicen el dinero de su nómina.

Así mismo, se pueden cubrir gastos relacionados con sus actividades diarias como la compra de algún equipo de cómputo o la suscripción de algún software. Gracias a las tarjetas de gastos empresariales, las empresas ya no deben preocuparse por hacer los reembolsos correspondientes. 

Ventajas de tener una tarjeta de gastos empresariales

Tener una tarjeta de gastos empresariales supone muchos beneficios para tu negocio. Entre las principales ventajas tenemos las siguientes:

• Evitarás el uso de las cuentas de nómina de los empleados para pagar servicios relacionados con tu negocio. Así que ya no tendrás que hacer reembolsos.
• Tendrás un mejor control de la caja chica, viáticos y otros gastos. Conocerás el monto exacto de todos los gastos. 
• Podrás ahorrar tiempo al realizar el reporte de tus gastos porque toda la información estará disponible en una sola cuenta. 
• Comprobar todos los gastos operativos será más sencillo.
• Podrás controlar el monto de los gastos porque todos los pagos serán identificados con facilidad. Tú decides cuánto está permitido gastar. 
• Los datos bancarios de tu negocio estarán protegidos. 

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¿Por qué deberías tener una tarjeta de gastos empresariales?

Ahora que ya sabes qué es una tarjeta de gastos empresariales y para qué sirven, te diremos las razones por las que te conviene tener una tarjeta de este tipo para tu negocio. 

1. Facilita los pagos

Olvídate de pagar por adelantado todos los gastos de la empresa y garantiza que tus empleados tengan lo que necesitan para desempeñar sus funciones oportunamente.

2. Establece un límite de gastos

El hecho de que tus empleados tengan una tarjeta de gastos empresariales no implica que puedan gastar sin límite. De hecho, podrás establecer un límite de gastos e incluso personalizar algunos parámetros como zona geográfica, días de uso, etc. 

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3. Permite tener un mejor control de los gastos 

Debido a que todos los gastos realizados con la tarjeta serán autorizados por ti, podrás consultarlos regularmente en tiempo real y tener tu dinero bajo control. 

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4. Simplifica procesos

Con una tarjeta de gastos empresariales ya no tendrás que preocuparte por gastos arriba de lo permitido, tendrás recibos de todo y tus empleados ya no se preocuparán por saber cuándo les reembolsaras los gastos que tuvieron que hacer para el correcto desempeño de sus funciones. 

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5. Reduces las posibilidades de fraude

Tu empresa ya no se verá afectada por informes de gastos falsos. Tu dinero estará seguro porque sabrás para qué y en dónde se realizaron los pagos. Como tú fijas el monto, no habrá exceso de gastos.

Tipos de tarjetas de gastos empresariales

Los pagos que se hacen con este tipo de tarjeta, son debitados por la cuenta de la empresa o la del empleado. El tipo de tarjeta de gastos empresariales que necesitas depende mucho de las características de cada negocio. Los tipos de tarjetas de gastos empresariales son:

• Tarjeta individual: Implica darle a cada trabajador que lo necesite una tarjeta de gastos empresariales para cubrir gastos de desplazamiento, alojamiento y más. 

• Tarjeta corporativa: Es una tarjeta que permite hacer gastos mayores. 

• Tarjeta virtual: Son tarjetas empresariales virtuales y de un solo uso. Su objetivo es comprar en línea con altos estándares de seguridad y sin comprometer los datos bancarios de tu negocio. 

¿Cómo funciona una tarjeta de gastos empresariales?

Una tarjeta de gastos empresariales funciona como una tarjeta bancaria común con la única diferencia de que no es posible retirar dinero de un cajero automático. Así mismo, las tarjetas tienen un límite de gasto que se puede ajustar a cada empleado. 

Esta tarjeta es independiente a la de nómina de tus empleados y justamente evita que tengas que reembolsar aquellos gastos que se hagan para poder cumplir con las funciones laborales. 

Este tipo de tarjeta es un aliado porque asegura el cumplimiento de un monto establecido de gastos y evita que haya fugas de dinero. Por ejemplo, si tu empleado hace un viaje de negocios y el presupuesto para ese viaje es de 10,000 pesos más los boletos de avión y gastos de alimentación tu empleado solo podrá gastarlo en eso y no otras cuestiones, como el pago de servicios de entretenimiento. 

En Métricas construimos alianzas estratégicas que brindan soluciones financieras, por lo que podemos ayudarte a obtener una tarjeta de gastos empresariales que se adapte a tu negocio. Contáctanos para recibir más información.