November 2, 2022

¿Qué es una caja chica y cómo se maneja?

 ¿Qué es una caja chica y cómo se maneja?

Dentro del mundo empresarial, para algunas organizaciones, contar con una caja chica es equivalente a perdida de dinero o un recurso innecesario. Esto a causa de la poca o nula información que se tiene o el mal control de esta. 

Por lo que, dan como solución eliminar la caja chica, sin notar que, al tomar dicha elección, es muy probable que generen rupturas en procesos, afectando directamente a los colaboradores en caso de que busquen solucionar cualquier problema que se les presente. 

Para que no pase lo mismo con tu empresa, a continuación, te explicamos la importancia de una caja chica, así como su manejo adecuado y como beneficiar a tus empleados al mismo tiempo que tu organización. 

¿Qué es una caja chica?

El concepto de caja chica surge a raíz de que las empresas, cuentan con presupuestos diarios a los cuales se les determinan “gastos previstos”. Sin embargo, surgirán ocasiones en las que habrá que poner recursos fuera del presupuesto. Es ahí donde la caja chica entra para cubrir los gastos del día. 

Por lo tanto, una caja chica se trata de una pequeña cantidad de dinero en efectivo que las empresas deben tener a su disposición, para cubrir los gastos moderados que se presentan de manera imprevista.

Es importante tener presente que la caja chica no puede ser utilizada libremente o para cualquier ocasión, sino que debe “abrirse” solo en caso de apuros y debe ser controlada y documentada para que cada mes se rindan cuentas sobre los gastos que se realizan bajo este concepto. 

¿Cómo se maneja la caja chica en una empresa?

La finalidad de contar con una caja chica como ya se explicó, es poder sacar del apuro a la empresa; sin embargo, ¿cómo saber en qué momento abrirla? Para ello, es fundamental saber hacer un buen uso de ella. 

Para llevar un uso adecuado de la caja te recomendamos: 

1. Asignar un responsable 

Es indispensable poner a cargo de la caja chica a una persona de confianza (para la empresa), ya que, será el encargado de realizar las tareas de registro y control para los gastos. Además de que será quien registrará los documentos fiscales mismos que se utilizarán para justificar el uso del dinero de la caja. 

2. Establecer una política de gastos

El dinero de la caja chica es solo para momentos urgentes, por lo que, establecer una política de gastos hará que el fondo solo se ocupe en circunstancias ya preestablecidas. 

3. Mantener reportes de los gastos

Con un reporte podrás llevar el control sobre los insumos que más se utilizan, así sabrás cuáles pueden entrar dentro del presupuesto para no depender del dinero de la caja chica

4. Solicita recibos de gastos

Al igual que el paso anterior, te servirá para poder medir todas las cantidades gastadas, así como las personas que llevaron a cabo dicho gasto, sin importar que haya sido un monto mínimo.

5. Nunca dejes vacía tu caja chica

Si el dinero empleado te ayudó para liberarte del problema, es indispensable que ese monto regrese a su origen, independientemente de lo que se le abona cada tiempo establecido.

caja chica
Pexels

Errores más frecuentes de las empresas con la caja chica

La caja chica, como se mencionó, permite a las empresas contar con un respaldo de dinero para cualquier imprevisto. Sin embargo, la ausencia de políticas claras y procedimientos para su uso pueden traer consigo un impacto directamente a las finanzas de tu corporativo. 

Llevar a cabo un mal manejo de la caja chica trae consigo muchos riesgos, de los cuales los más comunes para las empresas son:

  • No llevar un seguimiento

Si no se cuenta con documentos y procedimientos claros respecto a su uso, cuando llegue el final de cada periodo, las cosas se pueden llegar a complicar, ya que no se tendrá un cálculo de cuanto, y en que se gastó, complicando el proceso de rendición y devolución de gastos.

  • Pérdida de tiempo. 

Algunas empresas consideran que solo se trata de agarrar un dinero, sin embargo, es fundamental que el encargado en cuestión se tome el tiempo necesario para poder llevar a cabo el papeleo, ya que, este se incorporará a la compañía mediante una contabilidad. 

  • Duplicados y fraudes

Por último, pero no menos importante, una vez que se vaya a hacer una rendición de gastos, los trabajadores deben informar el monto utilizado, así como respaldarlo con los documentos o papeleo correspondiente, por ejemplo, boletas, facturas, tickets, entre otros. 

Conclusiones 

Para aquellos emprendedores que cuentan con su empresa, es de suma importancia poder determinar cada una de las opciones a elegir, así como los recursos necesarios para poder sacar adelante su empresa. 

En ocasiones el uso de caja chica para solventar gastos extemporáneos o urgentes de una empresa, suele convertirse en un problema tan grande que acaba convirtiéndose en una pérdida; por ello, contar con formas más eficientes de cubrir esos gastos de nuestro equipo de trabajo puede ser una buena alternativa.

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