5 Consejos para evitar los gastos hormiga en tu empresa

Tener una empresa rentable es todo un reto porque ello garantiza que la misma permanezca o no con el paso de los años. Una de las formas de hacer que tu empresa sea rentable es a través de evitar los gastos hormiga. Es por ello que en esta ocasión te explicaremos todo lo necesario para evitar tener estos gastos y hacer que tu empresa logre ahorrar un poco. 

¿Qué son los gastos hormiga?  

Se le llaman gastos hormiga a los gastos en consumos pequeños que justo por ser pequeños, pareciera que no repercuten en tu presupuesto, pero tras sumarse, resultan tener un impacto importante en tus finanzas. En resumen, son compras frecuentes de productos o servicios que realmente no necesitas. 

El problema con los gastos hormiga es que son tan pequeños que no sueles enfocarte en ellos, pero que podrían ser los responsables de estar drenando tus finanzas. 

En el plano personal, algunos ejemplos de gastos hormiga son: comprar café todas las mañanas, las botanas que diario consumes en la tienda, pagos de suscripciones que no utilizas. 

En el ámbito empresarial, algunos gastos que podrían considerarse hormiga son: 

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• Las botanas en las reuniones:  Permitir que los empleados o invitados a las juntas tengan acceso a botanas, café o té no es una mala práctica siempre y cuando se aproveche de forma óptima. Gastar en unas galletas caras es el problema. Comprar por menudeo en lugar de buscar opciones de mayoreo también es un gasto hormiga. 
• Papelería innecesaria: En definitiva, el buen funcionamiento de una empresa depende de los gastos en papelería. Hacer un inventario y determinar la papelería que realmente es necesaria es importante. Así evitarás comprar clips de colores que son más caros y que podrían sustituirse por clips grises. 
• Celebraciones no planificadas: Celebrar los cumpleaños no es una mala práctica pero…¿Por qué no mejor incluirlo en el presupuesto y así tener un mayor control de lo que se compra?
• Viáticos no regulados: El control de los gastos que los empleados realizan en viajes empresariales es de suma importancia. En lugar de estar a la expectativa de cuánto gastan, podrías adquirir una tarjeta empresarial de Métricas que te permita asignar un presupuesto determinado. 

• Servicios costosos de paquetería: Enviar mercancía o documentos es necesario, pero encontrar un servicio de paquetería seguro que además te permita ahorrar por la cantidad de envíos que realizan es algo que puede evitar los gastos hormiga.

• Decoraciones: Decorar hace que los empleados se sientan más motivados y en un ambiente relajado. Sin embargo, quizá no era tan necesario gastar en un nuevo árbol de navidad o comprar un árbol tan caro. Cuidar de esos pequeños detalles ayudará a ahorrar un poco más sin perder la esencia de la belleza de los espacios bien decorados. 

• Pago de licencias de software que ya no se utilizan o que son de bajo uso: Si adquiriste un software, pero te has dado cuenta de que los empleados no lograron adaptarse a él o hace mucho encontraron un software que les brinda más beneficios, es momento de cortar con la suscripción.  Evalúa qué software sí es necesario y cuál no lo es. 

Características principales de los gastos hormiga

Reconocer este tipo de gastos, te ayudará a evitarlos por ser poco necesarios y a no dejar de gastar en aquellas cosas que sí son importantes y benefician a todos. Las características principales de los gastos hormiga son las siguientes:

• Montos pequeños: Los gastos hormiga reciben este nombre por ser cantidades tan reducidas de dinero que su impacto en las finanzas no logra ser percibido con facilidad. 

• No generan importancia: Debido a que son desembolsos cotidianos, suele pensarse que no tienen tanta repercusión y no se les presta atención.

• Son periódicos: Lo que más preocupa de los gastos hormiga es que al ser pequeños, se realizan de forma frecuente, por lo que limita tu capacidad de ahorro.

• No están planificados: En el ámbito empresarial, es importante tener un presupuesto y plan de todos los gastos que se van a hacer. Los gastos hormiga no están planificados, simplemente ocurren. 

5 consejos para evitar los gastos hormiga

Si quieres obtener mayor liquidez en tu negocio, conviene que evites los gastos hormiga. Así que la manera de evitar este tipo de gastos es seguir estos 5 consejos clave:

1. Usa apps o un software de control de gastos 

El software contable te permitirá tener una relación de todos los ingresos y de las compras. De esa forma tendrás la posibilidad de monitorear tus recursos, hacer reportes e identificar aquellos gastos que no son tan necesarios. 

Al hacer esto, también vas a necesitar revisar todos los recibos, lo que te permitirá saber los gastos que realizas y exactamente de dónde provienen. 

2. Elabora un presupuesto

Si absolutamente todo en la empresa está planificado, podrás tener menos gastos hormiga porque no se permitirá gastar más allá de lo que se consideró en un principio. De esa forma, los gastos en decoración, software, papelería y viáticos estarán siempre bajo tu control absoluto. 

3. Analiza las ofertas tentadoras 

Aprovechar las temporadas de descuento no es una mala idea porque realmente puede significar un gran ahorro. Sin embargo, antes de hacer un gasto de este tipo, realiza las siguientes preguntas: ¿Este gasto ayudará a mejorar los ingresos de forma inmediata? ¿Cuáles son los beneficios de la compra? ¿Está dentro del presupuesto? ¿Es realmente una inversión?

4. Revisa el lugar que estás rentando

Con los avances tecnológicos, lo primero que debes preguntarte es si realmente es necesario que todos tus colaboradores se encuentren en la misma oficina o si puedes mandar a algunos a trabajar en modalidad home office para gastar menos en renta. 

Si la oficina es necesaria, considera la ubicación de la misma, el costo del mantenimiento y las necesidades de tu negocio. Quizá no necesitas un espacio tan grande y un coworking se adapta más a tus necesidades y presupuesto. 

5. Controla el horario de trabajo 

Busca estrategias que permitan que tus empleados optimicen sus tiempos. Recuerda que entre más horas estén en la oficina, más serán los gastos de luz, internet, snacks, etc. Invertir en software o en capacitación podría mejorar la productividad de tus empleados y ahorrarte unos cuantos pesos. 

Conclusiones

Ahora que ya sabes cómo evitar los gastos hormiga, es momento de poner manos a la obra y crear un plan adecuado para evitarlos en tu empresa. 

Recuerda que en Métricas podemos ayudarte a tener un control más efectivo de los gastos empresariales, a través de nuestros servicios de plataforma, para que de este modo tengas claro las cantidades dispersadas en las tarjetas de prepago de tus colaboradores.