October 26, 2022

¿Cómo ayuda a tu empresa una plataforma de control de gastos?

¿Cómo ayuda a tu empresa una plataforma de control de gastos?

Una empresa que no vigila los gastos podría estar en riesgo de un fracaso financiero o, al menos, pasar graves dificultades económicas. Por lo que las empresas deben de cubrir cualquier fuga de capital y para ello hay que recurrir a las mejores estrategias de gastos. 

Siguiendo esa idea, hay que destacar que actualmente las empresas usan plataformas especializadas para tener un control de gastos, por lo que a lo largo de este artículo vamos a responder a la pregunta ¿Cómo ayuda a tu empresa una plataforma de control gastos?

Algunas empresas comienzan a registrar los gastos con lápiz y papel u hojas de cálculo, sin embargo, estas opciones no son lo más eficaz. Una mejor manera de realizar un seguimiento de los gastos corporativos es a través de una plataforma de control de gastos. 

Hoy, explicaremos cómo las plataformas de control de gastos brindan a las empresas un sistema preciso para rastrear, organizar y optimizar el capital financiero.  

Conceptos básicos de plataformas de control de gastos

La gestión de gastos está evolucionando y los software que utilizan han venido a ayudar mucho a todas las industrias. Una plataforma de gestión de gastos en su concepto permite a una empresa recopilar, almacenar y gestionar sus gastos corporativos

Una plataforma de control gastos, ayuda a guiar a una empresa sobre cuándo y cómo gasta el dinero. Y en ese sentido, también puede detectar cuando surgen transacciones inusuales, es decir, un gasto ineficiente como mínimo y fraude en casos más graves.

¿Cómo funciona una plataforma de control de gastos?

En una plataforma de este tipo, se integra la información, contabilidad y métodos de pago de una empresa para capturar transacciones y ofrecer automáticamente información sobre los gastos. 

Es posible que las formas de pago que no están sincronizadas con un sistema de contabilidad, como las transacciones en efectivo o monedas inusuales, deban ingresarse en la plataforma de administración de gastos para ofrecer un servicio completo.

La mayoría de las demás formas de pago generalmente se pueden registrar automáticamente mediante sistemas de administración de gastos, o cuando se procesan en las plataformas de automatización correspondientes.

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Razones por las que necesita una plataforma de gestión de gastos

Como señalamos anteriormente, una empresa podría pensar que está haciendo lo suficiente si hace algo para controlar los gastos. Ciertamente, algo es mejor que nada, aunque las necesidades comerciales pueden dictar rápidamente la búsqueda de algo mejor.

Aquí hay algunas razones por las cuales utilizar plataformas de gestión de gastos:

Un proceso de gestión de gastos manual es mucho trabajo

El negocio promedio tiene muchos gastos, aunque sea una pequeña empresa, tiene entre 50 o 100 gastos comerciales menores en el transcurso de un año. Desde tarifas de procesamiento de pagos hasta gastos de inventario. 

Mientras tanto, las empresas medianas y de nivel grande pueden pasar cientos o miles de facturas cada mes. Hay que imaginar el trabajo que es tratar de registrar cada uno de estos gastos manualmente a medida que ingresan. 

En consecuencia, una plataforma de control de gastos, puede capturar, almacenar y administrar gastos automáticamente, lo que libera al personal de contabilidad y a los equipos de finanzas para realizar análisis de más alto nivel.

El gasto es menos efectivo sin las herramientas adecuadas

Las empresas deben saber que una mala gestión de los gastos puede generar todo tipo de problemas relacionados con su capital financiero. Estos pueden incluir:

  • Compras innecesarias (particularmente en la era de las aplicaciones móviles)
  • Empresas que compran sin darse cuenta de bienes o servicios inexistentes o fraudulentos.

Por otro lado, las aplicaciones de gestión de gastos pueden eliminar los puntos de fricción al ofrecer datos de gastos más procesables. Pueden ayudar a mostrar lo que funciona y lo que no, y eliminar las compras sospechosas en tiempo real o casi inmediatamente.

Aprobaciones y cumplimiento más fáciles

Anteriormente, un empleado esperaba días para hacer una comprobación de gastos autorizada por el departamento de contabilidad y esperar la devolución de su dinero. 

Sin embargo, con el software de gestión de gastos, el proceso de aprobación es muy sencillo con tarjetas corporativas, que se pueden crear para usuarios individuales y cantidades de precios preestablecidas.

Una plataforma de control de gastos también ayuda a que se cumplan las políticas de gastos de la empresa, a la vez que permite realizar un seguimiento de todo, ya que el software registra la aprobación y presupuesto disponibles para su auditoría.

Menos retrasos y errores

Además de reducir el tiempo que se tarda en reembolsar a los empleados, las funciones de automatización del software de gestión de gastos mejoran la precisión de la contabilidad. 

Una plataforma de gestión de gastos puede ayudar a marcar errores y entradas duplicadas y evitar pagos en exceso, o notificar a los gerentes si la cifra en dólares parece demasiado alta. Estos sistemas también pueden enviar alertas si un informe o pago está vencido.

Las soluciones extraen datos directamente de cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito y pueden integrarse con sistemas de gestión de viajes corporativos

Mayor eficiencia operativa

Una empresa de primera línea debe tener los informes de los empleados de forma oportuna y precisa para maximizar el flujo de caja. Esto ayuda a que los empleados dediquen menos tiempo a los informes y se centren en su trabajo principal. 

Esta es una razón clave por la que las empresas pueden beneficiarse enormemente de una plataforma de gestión de gastos.

Cumplimiento de la política de gastos

Incluso el gerente más meticuloso puede no estar actualizado sobre cada nueva política de gastos y cambio de impuestos. Al hacer cumplir reglas de su empresa, la plataforma de control de gastos de forma automatizada marca los gastos fuera de la política. 

Por ejemplo, los viáticos diarios para comidas pueden haber aumentado según el lugar en donde se tuvo una reunión de negocios, por lo que hacer un rastreo, contabilización y administración de esos datos de forma automatizada es indispensable en cualquier nómina. 

O bien, un empleado puede solicitar un reembolso por una nueva adición a los gastos para su productividad en la empresa, como un teclado ergonómico, este reembolso a cargo de la empresa debe documentarse como tal para que pueda ser efectuado. Y una plataforma de control de gastos administra todos los inconvenientes de forma rápida y efectiva. 

Conclusiones

Al momento de contratar una plataforma de control de gastos, que siga las mejores prácticas, hay que tomar en cuenta los consejos aquí brindados para elegir la mejor opción del mercado, como lo es Métricas, número uno en servicios financieros tecnológicos en México. 

Con Métricas tu equipo de trabajo puede contar con tarjetas de prepago personalizadas que les ayuden a pagar y tener un control más efectivo de los gastos corporativos más comunes e incluso de aquellos gastos inesperados; y tú desde la plataforma, puedes visualizar los gastos que se han hecho y dispersar de forma rápida y efectiva, las cantidades necesarias para cubrir los gastos. 

Acércate a nosotros, podemos cotizar un servicio a la medida, que te ayude a hacer mucho más eficiente el control de tus gastos corporativos.