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El control de los gastos corporativos es esencial para todas las empresas, ya que es crucial administrar de manera efectiva los recursos financieros, los cuales en empresas pequeñas o recientemente formadas son limitados.
Por lo tanto, es fundamental planificar con anticipación e identificar cuáles son los gastos corporativos más importantes, cuáles son los que generan mayores costos y en consecuencia, crear una gestión de gastos para controlarlos.
En las empresas existen gastos menores que pueden acumularse y reducir las ganancias, pero los consumos grandes pueden llevar a la empresa a la bancarrota de la noche a la mañana. Por tal motivo, a continuación te ayudamos a identificar los gastos corporativos más importantes.
Un gasto corporativo necesario es el espacio de trabajo, toda empresa necesita un plan de negocios que estime cuánto puede permitirse gastar en un lugar de trabajo.
De acuerdo a las consideraciones de la empresa se sabrá cuánto espacio es necesario y cuánto no. Para esto se debe considerar el giro de la empresa, por ejemplo; un despacho de arquitectos o un equipo de marketing, quizá puedan hacer home office y ahorrar insumos.
Cuando es estrictamente necesario hacer una junta, también se puede considerar los espacios de co-working. Una sala de conferencias se puede alquilar por horas; lo que es más rentable a corto plazo.
La nómina es un gasto corporativo clave para una pequeña o mediana empresa. Las contribuciones de la empresa a la atención médica, la jubilación y otros planes de beneficios pueden aumentar los costos de nómina en más del 50 %.
En estos caso, la mejor estrategia para una empresa nueva o que está en proceso de consolidarse es contratar personal de forma independiente o por tiempo parcial. A medida que crece el negocio, se puede recompensar la personal creando un trabajo permanente.
Si la empresa se dedica a la producción y comercialización de productos, hay que tener claridad sobre todos los costos de inventario: costo de capital; almacenamiento; seguro; etc.
¿Por qué pagar para almacenar cosas para las que realmente no tiene un uso? Liberar el espacio y el efectivo inmovilizado en ese viejo inventario. Para ello hay que establecer niveles de inventario óptimos.
El departamento encargado deberá estar constantemente atento a las formas de reducir de manera segura sus niveles de inventario. Aprender a mantener un stock suficientemente equilibrado para mantener la satisfacción del cliente es prioritario.
Actualmente, las empresas consideran más rentable diseñar un sitio web atractivo, además de utilizar las redes sociales para dar a conocer sus productos o servicios. Por lo que la publicidad y el marketing digital se han vuelto una gasto corporativo casi obligado.
En consecuencia, se deben de utilizar sistemas de seguimiento y análisis para comprobar que la publicidad esté dando buenos resultados. Un buen community manager podrá ayudarle con este trabajo. Si las campañas no funcionan, será mejor eliminarlas.
Las empresas necesitan tiempo cara a cara con clientes y proveedores potenciales, por lo que las videoconferencias no siempre son la mejor alternativa, por lo tanto, se debe destinar un poco del presupuesto para gastos corporativos en viajes.
Las pequeñas empresas deben aprovechar todas las oportunidades para reducir los costos de viaje empleando puntos de recompensa de tarjetas de crédito o esquemas de lealtad de hoteles o aerolíneas.
Si realmente se necesita ir a esa gran conferencia, hay que recordar que siempre hay una habitación de hotel más barata disponible que la que promocionan los organizadores de la conferencia.
En la gestión de gastos corporativos no solo realiza un seguimiento de los gastos de los empleados, sino que también determina cómo la organización limitará o recuperará los costos incurridos.
Tradicionalmente, la gestión de gastos era una función comercial que solía requerir una gran utilización de recursos, requería mucho tiempo. Revisar pilas de papel sobre gastos, el procesamiento de facturas, el reembolso, etc.
Es importante a comenzar a ahorrar un poco del presupuesto de la empresa, aquí brindamos algunos consejos.
El registro incorrecto o incompleto de la información solo aumentará la carga de trabajo de sus equipos financieros. Por ejemplo, si los empleados hacen gastos sin presentar correctamente los comprobantes de pago.
Esto significará un doble esfuerzo, ya que, el personal de finanzas responsable de conciliarlos tendrá que rastrear a estos empleados y verificar manualmente los gastos corporativos de forma escrupulosa.
Para reducir la carga de trabajo, la administración deberá recopilar con precisión toda la información relevante relacionada con sus gastos. E instruir al personal que también haga lo propio de forma correcta.
La política de gestión de gastos corporativos es la columna vertebral que respalda el buen estado financiero de una empresa. Sin políticas claramente definidas y aplicables, es difícil que sus empleados las sigan diligentemente.
Un documento de 20 páginas no sirve de nada si nadie puede leerlo o entenderlo. Tienes que ser muy claro y utilizar herramientas como infografías, redes sociales, etc., para comunicar tus ideas de manera clara.
Las auditorías son parte integral del mantenimiento de un sistema eficaz de gestión de gastos. Este a su vez, es un gasto corporativo que ayuda a identificar los aspectos del negocio que requieren mejoras y, al mismo tiempo, resaltar las variaciones que podrían estar provocando un aumento de los costos.
Establecer un registro de auditoría es importante para proteger al negocio del fraude y las sanciones legales. Emplea una gestión de informes de gastos para marcar transacciones anómalas, detectar pagos duplicados y mantener tu empresa lista para auditorías.
Para asegurarse de que se cumpla su política de gestión de gastos, la empresa debe asegurarse de que sus gerentes y supervisores tengan un conocimiento profundo de sus políticas.
Es fundamental proporcionar a estas personas una manera fácil de realizar un seguimiento del comportamiento de gastos corporativos de sus equipos para que, a su vez, puedan responsabilizar a sus subordinados.
Los enfoques manuales de gestión de gastos corporativos requieren mucho papel y hojas de cálculo. Eso era eficiente cuando la gente estaba junta en una oficina; ahora es obsoleto. Actualmente, un gasto corporativo interesante es administrar todo en plataformas digitales.
Un sistema de administración de gastos automatizado simplifica el proceso de informes de gastos para empleados, supervisores y equipos de contabilidad. Busque minimizar el papeleo y el envío de archivos por correo electrónico
Es recomendamos gestionar los gastos corporativos de acuerdo a las principales necesidades. Dando prioridad a aquellas que son de primer orden para la productividad de la empresa.
También es recomendable, hacer una gestión de gastos con la ayuda de un administrador, en Métricas, puedes optimizar tus operaciones con, emisión y administración de medios de pago (tarjetas), gestión, productos de crédito, gestión de cuentas de depósito, procesamiento de pagos y más.
Además, te ofrecemos el plus de personalizar todas las tarjetas corporativas de tu equipo de trabajo, para que sepan exactamente cuál es la tarjeta que necesitan utilizar para realizar ciertos pagos de la empresa.