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No es un misterio que los viajes corporativos pueden implicar costos considerables para la empresa, por ello, es importante conocer como se maneja todo lo relacionado con los gastos de viaje deducibles.
Así, lograrás optimizar al máximo los recursos que se destinen a este tipo de procesos. Además de que podrás contar con las herramientas y recursos necesarios para identificar los viáticos deducibles y montos máximos, con la finalidad de que disfrutar del beneficio fiscal.
Los gastos de viaje deducibles son aquellos imprevistos que llegan a estar sujetos a deducción de impuestos para la empresa.
Esto quiere decir que pueden llegar a ser beneficiosos, ya que restarán una cantidad a los impuestos a pagar como empresa gracias al crédito fiscal, también pueden ayudar a construir una reputación corporativa y financiera favorable.
A los gastos de viaje o viáticos, también los podemos conocer como los gastos que se realizan en el lugar donde se va a desarrollar la actividad encomendada, la cual debe ser diferente al domicilio contribuyente de donde normalmente se realiza la actividad económica.
Los gastos de viaje por trabajo se pueden deducir de impuestos, de acuerdo con el artículo 28, sección V de la Ley de Impuestos sobre la Renta LTSR. Ya que, aquí se indica que se es posible la deducción de estos, siempre y cuando se empleen para pagar hospedaje, comida, renta de auto, transporte o gasolina.
Es importante señalar que se deben de cumplir una serie de requisitos para poder deducir los viáticos, así como deben ser estrictamente indispensables para la actividad empresarial.
Una vez que se logra identificar y se registran todos los gastos de viaje, el departamento de contabilidad y finanzas podrá reducir los costos totales efectuados en viajes, logrando así que los presupuestos puedan ampliar ligeramente su margen.
Esto será benéfico no solo para aquellos que realizan un viaje corporativo, sino que también le permitirá contar con mejores soluciones potenciales para escenarios de crisis inesperadas.
Por lo mismo, mejorará el rendimiento de sus recursos y podrá obtener resultados corporativos favorables, puesto que incrementará la productividad de los trabajadores e impulsará los márgenes de éxito de sus objetivos.
Además de lo mencionado anteriormente, la actividad debe realizarse a una distancia mínima de 50 kilómetros del establecimiento para poder ser deducible.
Otro requisito indispensable es que la persona a la que se le efectúe la deducción de gastos de viaje, deberá tener una relación de trabajo con el contribuyente que realiza dicho movimiento o estar en préstamo de servicios profesionales.
También tendrán que ir acompañados del correspondiente comprobante, el cual tiene que cumplir con todos los requisitos fiscales indicados por el Servicio de Administración Tributaria, SAT, si la actividad se desarrolla dentro del país.
En el caso de que se lleve a cabo en el extranjero, deberán ir acompañados de documentación comprobatoria, clara y completa para que los viáticos o gastos de viaje puedan ser deducibles.
Existen ciertos límites superiores en las deducciones de gastos de viaje, además de requisitos específicos que deben cumplirse.
Para poder deducir los gastos de viaje será necesario que el contribuyente cuenta con actividad empresarial, es decir, que preste servicio profesional, servicio o comercialización de bienes.
En caso de que se trate de un empleado, tendrá que estar en la nómina de la empresa para la que presta el trabajo subordinado.
Otro detalle importante que debes tomar en cuenta es que los viáticos solo podrán ser susceptibles de deducción si se han pagado con tarjeta bancaria de débito o crédito; para ello, es que resultan útiles las tarjetas de gastos empresariales.
Estos son los límites para cada uno de los tipos de gastos de viaje deducibles:
Para el caso del gasto en el extranjero, deberá acompañarse del comprobante fiscal o la documentación comprobatoria del hospedaje o transporte.
Aquí no se indican límites, ya que no es posible controlar las tarifas que marcan las aerolíneas o autobuses. Lo que sí deberás disponer es del comprobante que ampare dicho gasto de transportación.
Para poder deducir viáticos de hospedaje tendremos hasta un límite de $3,850.00 pesos diarios para aquellos que se produzcan en el extranjero. Además, deberán ir acompañados de la documentación aclaratoria relativa al transporte.
Por otro lado, los gastos que se efectúen en territorio nacional no tendrán límite de gasto.
Para los gastos de renta de automóviles o relacionados, serán deducibles hasta $850.00 pesos diarios, con independencia de si son gastos realizados en el extranjero o en territorio nacional.
Y estos, deberán acompañarse del comprobante fiscal o documentación comprobatoria correspondiente del transporte u hospedaje.
Para deducir este tipo de gastos de viaje, ya sea en México o el extranjero, será necesario que aparezca el monto desglosado en el comprobante fiscal o en la documentación comprobatoria que ampare dichos gastos.
En caso de que no esté desglosado, solo se podrá deducir el monto equivalente a los gastos de alimentación permitidos.
En el artículo 99, fracción VI, de la LISR se indica que el patrón deberá entregar a los trabajadores la constancia y el comprobante fiscal del monto total de los viáticos que se han pagado durante todo el año, lo cual deberá hacerse hasta el 15 de febrero de cada año.
Cabe señalar que los gastos destinados a viáticos no son considerados como ingresos para los trabajadores, ya que no son una remuneración por la prestación de los servicios, sino un gasto necesario para que puedan desarrollar estos.
Conocer lo que se necesita sobre gastos de viaje deducibles en conjunto con el trabajo de un gestor de viajes y el uso de herramientas que ayuden con el registro, permitirá obtener un mejor rendimiento en cada viaje.
Por ello, en Métricas contamos con los Servicios de emisión que ayudarán a tu empresa a generar tarjetas con licencia Mastercard, para poder efectuar el pago de estos gastos de viaje deducibles. Y así lograr que tus colaboradores tengan las mejores experiencias de viaje o ambiente, que sin duda tendrán un impacto positivo en el rendimiento y satisfacción de su trabajo.