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Como propietario de una empresa, debes adquirir el hábito de revisar los gastos regularmente para asegurarte de que las transacciones estén categorizadas correctamente.
Tener los gastos de una empresa categorizados y actualizados significa que podrás controlar el pulso financiero de tu negocio durante todo el año. Esto ayudará a garantizar que tus informes se mantengan precisos.
Así se podrá ver exactamente cuánto está gastando la empresa, si es rentable o no, y hacer las correcciones de rumbo necesarias sobre la marcha. Aquí te decimos algunos gastos que pueden ser categorizados por la empresa.
Los gastos de una empresa afectan a todos los estados contables financieros, pero ejercen el mayor impacto en el estado de resultados; aparecen en él bajo cinco encabezados principales, que se enumeran a continuación:
Es el costo de adquirir materias primas y convertirlas en productos terminados. No incluye los costos de venta y administración de la empresa, ni los gastos por intereses o pérdidas por partidas extraordinarias.
Los gastos de una empresa operativos están relacionados con la venta de bienes y servicios e incluyen salarios de ventas, publicidad y alquiler de tiendas.
Los gastos generales y administrativos incluyen los gastos incurridos durante la ejecución de la línea principal del negocio e incluyen salarios de ejecutivos, investigación y desarrollo, viajes y capacitación y gastos de TI.
Son gastos de una empresa incurridos por préstamo, incluyen tarifas de préstamos e intereses sobre el dinero prestado.
Los gastos de una empresa extraordinarios son costos incurridos por grandes eventos o transacciones únicas fuera de la actividad comercial habitual de la empresa. Incluyen el despido de empleados, la venta de terrenos o la disposición de un activo significativo.
También existen dos métodos principales para realizar un seguimiento de los gastos de una empresa. Uno se basa en la regularidad o frecuencia, mientras que el otro es por tipo.
Los contadores clasifican los gastos de una empresa según la frecuencia o la regularidad debido a su naturaleza predecible. ¿Qué mejor manera de estimar el gasto futuro que usar el gasto pasado?
Una vez reconocidos los tipos de gastos en una empresa, lo ideal es comenzar a pasar a la acción de lo que se puede hacer para optimizar el control de los gastos. Algunos útiles consejos son los siguientes:
Abrir cuentas financieras comerciales para los gastos relacionados con el negocio es lo mejor. Tener un rastreador de finanzas simplifica el proceso de organizar tus finanzas, lo que le permite tener más tiempo para concentrarse en las cosas importantes.
Tendrás que abrir:
También vale la pena poner los gastos de su negocio en una tarjeta empresarial con grandes recompensas. Algunas tarjetas ofrecen devolución de efectivo en las compras. Otros te permiten acumular y canjear puntos por vuelos y hoteles.
Hay que evitar el uso de efectivo, cuando sea posible. El efectivo es demasiado fácil de gastar, difícil de rastrear y solo tiene un recibo como respaldo, a diferencia de una transacción digital que tiene un registro en su extracto bancario y un recibo.
En Métricas ayudamos a las empresas que requieres llevar un control efectivo de sus gastos, ya que ofrecemos servicios de emisión de tarjetas con licencia Visa y Mastercard, así como una plataforma para administrar los recursos, hecha a la medida de las necesidades de tu empresa; lo que facilita no sólo la dispersión de recursos, sino el control y reporte de los mismos.
Existen muchas aplicaciones que facilitan el almacenamiento digital de recibos. Además, si escaneas tus recibos, no necesita copias de seguridad en papel.
Tener una plataforma como Métricas para la planificación de los gastos de una empresa te brinda la capacidad de saber no solo exactamente a dónde va tu dinero, sino también cuánto debe reservar para dedicar a cada parte de la compañía.
Esta opción funciona si se prefiere un enfoque de baja tecnología para realizar un seguimiento de los gastos de una empresa o si recién está comenzando como empresa.
Dicho esto, a medida que crezca tu negocio (y, como resultado, aumente la cantidad de gastos), querrás utilizar un método de seguimiento más sofisticado. Un método como los servicios que Métricas ofrece.
Crear una propia hoja de cálculo desde cero implica realizar un seguimiento manual de todos los gastos de una empresa que realizas a lo largo del día.
Hay que crear tus propias categorías y ordenarlas en columnas específicas. Si se tiene acceso a Excel o Google Sheets, esto debería ser bastante fácil de hacer siguiendo las pautas a continuación.
Las hojas de cálculo también son fáciles de usar para agregar gastos de una empresa por secciones. La mayoría de las aplicaciones de contabilidad serán compatibles con Excel o Google Sheets.
Considera usar las siguientes categorías:
El seguimiento de los gastos de una empresa en función de la frecuencia pueden ayudar a eliminar los costos ocultos, como una suscripción de servicios que olvidaste cancelar. También permite mantener cuentas de gastos separadas para ayudarte a presupuestar y generar mejores proyecciones.
La gestión gastos de una empresa es complicada, especialmente en la industria actual, a pesar de que las empresas mantienen los mejores conjuntos de datos, no todo es sencillo. Las razones para esto incluyen:
Por lo que te recomendamos utilizar todos los servicios que Métricas ofrece a tu empresa. Banca digital, tarjetas de crédito, información actualizada y mucho más. Confía en Métricas, la empresa líder en tecnología para el ecosistema financiero en México, enfocada especialmente a hacer la vida empresarial más fácil.