Los gastos empresariales: ¿Qué son y cómo controlarlos?

Los gastos empresariales son los costos que las empresas incurren para llevar a cabo sus operaciones diarias. 

Estos pueden incluir desde el alquiler del espacio de trabajo y los salarios de los empleados, hasta los costos de materiales y suministros, los gastos de marketing y publicidad, y otros gastos necesarios para operar la empresa. 

Es importante que las empresas controlen sus gastos empresariales para asegurarse de que no se desvíen de su presupuesto y para maximizar sus ganancias. Una forma de controlarlos es mediante el uso de un sistema de contabilidad que permita a la empresa registrar y monitorear sus gastos de manera eficiente.

Identifica los gastos empresariales más importantes

Aquí te brindamos una serie de tips que puedes seguir para identificar los gastos empresariales más frecuentes y aprender a reducirlos. 

1. Apegarse al presupuesto

Para apegarse al presupuesto, es necesario que la empresa establezca un presupuesto claro y realista que incluya todos los gastos empresariales necesarios para llevar a cabo sus operaciones. 

Una vez que se haya establecido el presupuesto, es indispensable seguirlo de cerca y monitorear regularmente los gastos para asegurarse de que se mantienen dentro de los límites establecidos. 

Si se detecta que algún gasto está superando el presupuesto, es fundamental tomar medidas inmediatamente para corregirlo y evitar que se convierta en un problema más grande.

Además, es importante analizar regularmente el presupuesto y hacer ajustes si es necesario para asegurarse de que refleje adecuadamente las necesidades y objetivos de la empresa.

2. Mantener un control de gastos

Mantener un registro de los gastos empresariales es crucial para controlar y monitorear los costos que la empresa incurre en sus operaciones diarias. 

Un registro de gastos empresariales debe incluir todos los costos necesarios para operar la empresa, desde el alquiler del espacio de trabajo y los salarios de los empleados, hasta los costos de materiales y suministros, los gastos de marketing y publicidad, etc. 

Es importante que el registro de gastos sea detallado y preciso, y que se actualice regularmente para reflejar los últimos cambios en los costos de la empresa. 

El registro de gastos empresariales puede ser una herramienta valiosa para ayudar a la empresa a controlar sus gastos y asegurarse de que se mantienen dentro de su presupuesto.

3. Eliminar los gastos empresariales innecesarios

Para eliminar las compras innecesarias de una empresa, es relevante que la empresa establezca un presupuesto claro y realista que incluya todos los costos necesarios para llevar a cabo sus operaciones. 

Una vez que se haya establecido el presupuesto, es fundamental seguirlo de cerca y monitorear regularmente los gastos para asegurarse de que se mantienen dentro de los límites establecidos. 

Para evitar gastos empresariales innecesarios, es importante establecer un proceso de compras claro y eficiente que requiera la aprobación previa de un supervisor antes de realizar cualquier compra. 

También puede ser útil establecer un límite de compra para cada empleado o departamento para evitar compras excesivas. Además, es importante realizar un seguimiento y un análisis de las compras para identificar los excedentes.

4. El presupuesto de base cero 

Es un enfoque para la creación de presupuestos que parte de una hoja en blanco en lugar de basarse en el presupuesto del año anterior. 

Este enfoque requiere que todas las áreas de la empresa justifiquen sus gastos empresariales y propongan nuevas iniciativas, lo que permite evaluar críticamente su presupuesto y tomar decisiones informadas sobre dónde invertir sus recursos.

Para utilizar el enfoque de presupuesto de base cero, la empresa debe seguir los siguientes pasos:

1. Identificar las metas y objetivos de la empresa.

2. Revisar todas las actividades y programas actuales para determinar su valor y relevancia en relación con las metas de la empresa.

3. Eliminar cualquier actividad o programa que no contribuya de manera significativa a las metas de la empresa.

4. Asignar recursos a las actividades y programas que se han determinado como prioritarios.

5. Revisar y ajustar el presupuesto periódicamente para asegurarse de que la empresa sigue en camino de alcanzar sus metas.

El presupuesto de base cero puede ser un enfoque efectivo para la creación de presupuestos, ya que obliga a pensar críticamente sobre cómo se pueden utilizar los recursos de la empresa de manera más efectiva. 

Sin embargo, también puede ser un proceso largo y requerir una gran cantidad de trabajo y colaboración entre diferentes áreas de la empresa.

Disminuye los gastos empresariales

Algunas opciones para ayudarte a reducir los gastos empresariales son las siguientes:

Reduce el espacio de trabajo

Reducir el tamaño de tu espacio de oficina puede ser una forma efectiva de controlar tus gastos empresariales. Algunas formas de lograrlo son:

1. Trabajar en un entorno más pequeño. Si la empresa cuenta con una oficina grande, hay que considerar la posibilidad de mudarse a un espacio más pequeño que se ajuste mejor a sus necesidades actuales.

2. Utiliza el teletrabajo. Si es posible, permite que tus empleados trabajen desde casa en lugar de desplazarse a la oficina todos los días. Esto puede ayudar a reducir el tamaño del espacio de oficina que necesitas.

3. Rentar el espacio que no está utilizando. Si tienes una oficina con espacio ocupado y espacio vacante, considera la posibilidad de rentar el espacio vacante a otra empresa. Esto le permitirá obtener ingresos adicionales y reducir sus gastos de alquiler.
4. Utiliza tecnología para compartir el espacio. Investigue en tecnologías como el escritorio compartido o el uso compartido de espacios de trabajo, lo que le permitirá aumentar la eficiencia del espacio que ya tiene.

Digitaliza el seguimiento de gastos

Digitalizar tu seguimiento de gastos puede ayudar a tu empresa a controlar tus gastos de manera más eficiente y efectiva. Algunas formas de lograrlo son:

1. Usa un software de gestión de gastos. Estos programas suelen incluir características como la captura automática de recibos, la generación de informes y la integración con sistemas contables.

2. Utiliza tarjetas empresariales. Muchas tarjetas de empresa permiten la captura automática de recibos y ofrecen informes detallados de los gastos empresariales. En Métricas contamos con el servicio de emisión de tarjetas con licencia Visa o Mastercard; así mismo, te ayudamos con una plataforma personalizada que te ayuda a tener un control más real de todos los gastos realizados con las tarjetas de tu empresa, disminuyendo mermas y robos.

3. Aprovecha las aplicaciones móviles. Estas aplicaciones suelen incluir características como la toma de fotografías de recibos, la categorización de gastos y la integración con sistemas contables.

Conclusiones

Es importante llevar un registro cuidadoso de los gastos empresariales, ya que pueden afectar la rentabilidad y el éxito a largo plazo de la empresa. Métricas puede ayudarte a mejorar el rendimiento de tu empresa a través de la tecnología. Contáctanos, queremos platicar contigo las soluciones que tenemos para ti y tu empresa.

Así mismo, es esencial tener una comprensión clara de los gastos empresariales y cómo afectan a la empresa, y tomar decisiones informadas sobre cómo gestionarlos de manera efectiva. 

Esto puede incluir cosas como negociar mejores términos con proveedores, buscar formas de reducir costos innecesarios, y asegurarse de que se está obteniendo el máximo valor por cada dólar gastado en el negocio.

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