Cómo evitar el fraude en tarjetas corporativas: Consejos y estrategias

El uso de tarjetas corporativas es una práctica muy común en muchas organizaciones para gestionar sus gastos empresariales. Sin embargo, este método, si bien efectivo, puede ser vulnerable a fraudes. Implementar algunas medidas de seguridad y buenas prácticas es esencial para proteger los recursos de la empresa. Este artículo ofrecerá consejos y estrategias para evitar fraudes en sus tarjetas corporativas y asegurar una gestión más segura y eficiente.

Importancia de prevenir el fraude en tarjetas corporativas

El fraude en tarjetas corporativas puede tener consecuencias graves para las empresas. Estas consecuencias no solo se reflejan en las pérdidas económicas, sino también en la pérdida de reputación y en la confianza de sus clientes y socios comerciales. La prevención del fraude es algo crucial para mantener esa integridad financiera de la empresa y garantizar un uso no solo adecuado, sino también seguro de las tarjetas corporativas.

Medidas de seguridad para evitar fraudes en sus tarjetas corporativas

Establecer controles internos rigurosos

Es fundamental que implementen controles internos sólidos para poder supervisar el uso de las tarjetas corporativas. Estos controles deben incluir la aprobación previa de gastos significativos y la segregación de funciones para garantizar que ninguna persona tenga el control total de lo que es el proceso de gastos.

Algunas medidas clave incluyen:

• Limitar los montos por transacción: Estableciendo un límite máximo para cada transacción evitará gastos excesivos que no han sido autorizados. Esta práctica no solo ayuda a controlar mejor los gastos, sino también facilita la detección de cualquier intento de fraude de una manera más rápida.
• Limitar las transacciones diarias: Definir un número máximo de transacciones permitidas por día puede prevenir el uso independiente de la tarjeta corporativa.
• Controlar los tipos de comercios: Restringiendo el uso de la tarjeta a ciertos tipos de comercios relacionados con las actividades de la empresa asegura que las tarjetas se estén utilizando solo para fines empresariales legítimos.

Monitorear las transacciones en tiempo real

Utilizar herramientas y software que permitan monitorear las transacciones en tiempo real es crucial para no solo facilitar la detección inmediata de actividades sospechosas, sino también permiten que la empresa actúe rápidamente para mitigar cualquier posible fraude. Además, el monitoreo en tiempo real de estas cuentas proporciona una capa adicional de seguridad, ya que las anomalías pueden ser identificadas más rápido y abordadas de inmediato.

Implementar autenticación multifactor

La autenticación multifactor, como dice Amazon Web Services, es “un proceso de registro en varios pasos que requiere que los usuarios ingresen algo más de información que simplemente una contraseña”. Añade una capa extra de seguridad, ya que requiere que los usuarios verifiquen su identidad a través de varios métodos; esto incluye contraseñas, códigos enviados a teléfonos móviles o correos electrónicos y hasta datos biométricos. Esto dificulta el acceso no autorizado a las tarjetas corporativas y reduce significativamente el riesgo de fraude. De hecho, según un estudio realizado por Microsoft en 2022, la MFA reduce el riesgo de compromiso en un 99.22% en toda la población y en un 98.56% en casos de credenciales filtradas.

Emisión de tarjetas virtuales

Considera la emisión de tarjetas virtuales para compras en línea. Estas tarjetas tienen un número de tarjeta único que se puede usar una sola vez o por un periodo limitado de tiempo, lo que reduce el riesgo de que la información de la tarjeta sea robada y utilizada de una manera fraudulenta.

Revisiones de crédito y antecedentes

Antes de emitir una tarjeta corporativa, realiza una revisión de crédito y antecedentes de los empleados que la utilizaran. Esta práctica ayuda a asegurar que las tarjetas se emiten sólo a individuos de confianza y con un historial financiero sólido.

Buenas prácticas en la gestión de tarjetas corporativas

Capacitar a los empleados

Es esencial que los empleados sean educados sobre las políticas y procedimientos relacionados con el uso de las tarjetas corporativas (aquí un ejemplo).

Esto incluye:

• Conocimiento de las políticas de uso: asegurarse de que todos los empleados comprendan las restricciones y obligaciones asociadas al uso de las tarjetas. Esto se puede lograr a través de manuales, sesiones de capacitación y recordatorios periódicos (desde una vez al año o cada trimestre).
• Identificación de posibles fraudes: Capacitar a los empleados para que reconozcan señales de fraude y sepan cómo actuar en caso de alguna sospecha/ Esto incluye reconocer patrones de gastos inusuales, transacciones en lugares que no han sido autorizados y cualquier actividad que no se alinee con las políticas de la empresa.

Preparar un plan de acción ante sospechas de fraude

Es crucial tener un plan de acción claro con los empleados deben de seguir si sospechan de una situación de fraude.

Este plan debe incluir:

• Asignar un punto de contacto: Designar a una persona o departamento, como su gerente, Recursos Humanos o el personal contable, al que los empleados deban informar inmediatamente en caso de cualquier actividad sospechosa.
• Instrucciones claras: proveer instrucciones detalladas sobre los pasos a seguir, incluyendo la recopilación de evidencia y la suspensión temporal de la tarjeta afectada. Es fundamental que los empleados sepan cómo proceder sin demoras para minimizar el impacto del fraude.

Realizar auditorías periódicas

Llevar a cabo auditorías regulares de las transacciones y el uso de las tarjetas corporativas ayuda a identificar patrones inusuales y a garantizar que las políticas de la empresa se están cumpliendo adecuadamente. Las auditorías también permiten ajustar y mejorar las medidas de seguridad que ya existen en la empresa.

Conclusion

Evitar los fraudes en tarjetas corporativas es una tarea continua que requiere no solo la implementación de controles internos rigurosos, sino también el monitoreo constante de transacciones y la capacitación adecuada de los empleados. Al seguir estas estrategias y buenas prácticas, las organizaciones pueden proteger mejor sus recursos y asegurar un uso responsable de las tarjetas corporativas.

Recuerda que en Métricas estamos comprometidos en ayudarte a gestionar tus finanzas de esta manera segura y eficiente. ¡Juntos podemos prevenir el fraude y promover una gestión financiera saludable!

‍