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Las tarjetas corporativas son el tipo de tarjetas de crédito o débito que las empresas usan y emiten a los empleados. Si bien funcionan de la misma manera que las tarjetas personales, las tarjetas corporativas tienen objetivos diferentes.
Las tarjetas de la empresa dan a los empleados (titulares de la tarjeta) la libertad de cargar gastos autorizados, como cenas de negocios, boletos de avión y habitaciones de hotel, sin necesidad de pagar el artículo ellos mismos y luego solicitar el reembolso.
Una buena tarjeta corporativa también facilita que la empresa realice un seguimiento y administre los gastos y acumule beneficios.
Las tarjetas corporativas funcionan igual que las tarjetas de crédito o débito personales, pero obtenerlas es un poco más desafiante. Para poder optar a una tarjeta de empresa se deben cumplir varios requisitos.
La corporación generalmente debe estar registrada y constituida de forma legal. Los proveedores querrán saber quiénes son los beneficiarios reales (incluidos los accionistas) y necesitarán ver una prueba de registro.
A menudo se espera que las corporaciones tengan más usuarios de tarjetas y cargos proyectados más altos. Esto significa que los programas de tarjetas corporativas suelen ser más caros que las tarjetas personales.
Como nota positiva, muchos emisores de tarjetas de crédito ofrecen mejores incentivos para las tarjetas de crédito corporativas. Por supuesto, esto generalmente se compensa, pero se incurre en cargos más altos.
Para garantizar que se cumplan los estándares, el proceso de solicitud puede considerar la salud financiera de la empresa. Se espera evidencia de flujo de efectivo y liquidez adecuados, así como un sólido historial financiero que muestre ingresos anuales.
Las compañías de tarjetas de crédito pueden solicitar información sobre la organización y estructura del negocio, identificación fiscal, estados financieros auditados y más.
Esto no siempre es necesario, y las reglas dependerán en gran medida de los requerimientos de la tarjeta corporativa. Por lo tanto, vale la pena hablar con un equipo de ventas para ver qué requiere el proveedor elegido.
Antes de proporcionarle a un empleado una tarjeta corporativa, es bueno hacer un proceso de orientación para asegurarse de que conozca los límites y las responsabilidades asociadas con el uso de la tarjeta.
Algunos de los temas a incluir son los tipos de gastos que están cubiertos, la multa por agregar gastos no cubiertos, las responsabilidades de informar, cómo presentar solicitudes de reembolso, límites de gastos y qué hacer si la tarjeta se pierde o es robada.
Crea y comparte una política de gastos de la empresa bien diseñada. Enumera todo lo anterior de manera breve y sucinta, con ejemplos para ayudar a los empleados a tomar decisiones inteligentes.
Los dos tipos principales de tarjetas corporativas son responsabilidad individual y responsabilidad corporativa. Los tipos se aplican a las distintas marcas de tarjetas: Visa, Mastercard, American Express, etc.
Están disponibles a través de varios proveedores de tarjetas que tienen un programa de tarjetas corporativas. En Métricas, contamos con servicios de emisión de tarjetas con licencia Visa y Mastercard, que permiten a los empleados moverse rápidamente y gastar en un entorno controlado.
Una tarjeta de responsabilidad individual hace que el titular sea responsable de pagar los cargos o tarifas asociados con el uso de la tarjeta. Luego, el empleado puede presentar un informe de gastos para que su empresa le reembolse estos costos.
Una tarjeta responsabilidad corporativa pone la responsabilidad de pagar al emisor de la tarjeta por cualquier cargo aprobado en la empresa.
Pero si el empleado incurre en cargos por el uso indebido de la tarjeta o gastos no autorizados, es posible que tenga que pagarlos directamente al emisor de la tarjeta de crédito o reembolsar a la empresa.
Dado que la persona tiene una responsabilidad mínima por el pago de la deuda, su historial crediticio no suele incluirse como parte del proceso de emisión de una tarjeta individual.
Uno de los beneficios más significativos de utilizar una tarjeta corporativa es lo fácil que resulta administrar los gastos tanto para la empresa como para el empleado.
Las buenas tarjetas corporativas le permiten establecer límites estrictos sobre cuánto puede gastar el empleado. Dependiendo de la tarjeta, esto podría basarse en la categoría de gasto, las transacciones individuales o el monto total.
Las empresas también pueden limitar dónde se puede usar la tarjeta. Las compras podrían limitarse por ubicación o por tipo de comerciante, como aerolíneas, hoteles, agencias de alquiler de automóviles y restaurantes, y gastos relacionados.
Pero las tarjetas de empresa ofrecen algunas ventajas claras:
Las tarjetas corporativas eliminan la carga de pagar todos los gastos por adelantado y luego tener que navegar por el proceso de reembolso. Los empleados simplemente no deberían tener que usar su tarjeta personal para gastos comerciales, y las tarjetas aseguran que no tengan que hacerlo.
Las tarjetas corporativas brindan beneficios de viaje que pueden hacer que viajar sea mucho más placentero. Las tarjetas corporativas pueden dar acceso al titular a salones privados de aeropuertos, brindar asistencia de emergencia y de viaje, y más.
Lo que es más importante, si un empleado tiene un retraso inesperado o un costo de emergencia, tiene acceso a los fondos.
Las empresas tienen la capacidad de acumular recompensas o reembolsos en efectivo mientras usan su tarjeta corporativa. Si bien no todas las compañías permiten que los titulares de tarjetas individuales hagan esto, puede ser muy popular.
Finalmente, para aquellos que todavía tienen que archivar gastos, las mejores tarjetas de empresa facilitan guardar recibos y archivar informes rápidos. Los administradores de presupuesto ven lo que se gasta en tiempo real y los equipos de finanzas siempre tienen los recibos que necesitan para el cierre de fin de mes.
Si su tarjeta de crédito corporativa no facilita el seguimiento y la presentación de reembolsos, es hora de buscar un nuevo proveedor.
Con Métricas se puede obtener informes de gastos digitalizados, captura instantánea de recibos, reconciliación de tarjetas más rápida y acceso a su historial de pagos completo en tiempo real. Contáctanos para que conozcas más de los servicios que podemos ofrecerle a tu empresa, para hacer la administración de gastos mucho más sencilla.